Künstliche Intelligenz eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, Informationen zu verarbeiten, Wissen schneller verfügbar zu machen und wiederkehrende Abläufe zu unterstützen. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch nicht durch einen weiteren Chatbot. Interessant wird KI dort, wo sie mit vorhandenen Unternehmensdaten, Dokumenten und Anwendungen verbunden wird und dadurch Teil eines bestehenden Geschäftsprozesses werden kann.

Wir entwickeln und integrieren KI-gestützte Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen. Dabei verbinden wir moderne KI-Technologien mit vorhandenen Systemen wie Microsoft 365, SharePoint, Warenwirtschaften, Datenbanken oder individuellen Webanwendungen. Im Mittelpunkt steht nicht die Technologie selbst, sondern die Frage, an welcher Stelle sie einen konkreten betrieblichen Nutzen schafft.

Unternehmenswissen gezielt nutzbar machen

In vielen Unternehmen ist das benötigte Fachwissen bereits vorhanden. Es steckt in technischen Dokumentationen, Arbeitsanweisungen, Produktinformationen, Projektunterlagen, Herstellerdatenblättern oder SharePoint-Bibliotheken. Die Herausforderung besteht häufig darin, die richtige Information schnell zu finden. Eine KI-gestützte Wissenssuche kann freigegebene Unternehmensinformationen gezielt durchsuchen und Fragen in natürlicher Sprache beantworten.

Statt mehrere Ordner und Dokumente zu öffnen, kann ein Mitarbeiter beispielsweise fragen:
„Welche Verarbeitungstemperatur gibt der Hersteller für dieses Material an?“

Das System ermittelt die relevanten Informationen aus den hinterlegten Quellen und stellt sie zusammen mit dem verwendeten Dokument bereit. Dabei ist entscheidend, dass Antworten nachvollziehbar bleiben. Ist eine Information in den verfügbaren Quellen nicht enthalten, darf das System keinen plausibel klingenden Wert erfinden.

Dokumente und E-Mails intelligent verarbeiten

Viele Unternehmensprozesse beginnen mit Informationen, die nicht strukturiert vorliegen. Eine Bestellung kommt als PDF per E-Mail. Eine Anfrage enthält Freitext. Ein Formular muss ausgewertet oder eine technische Angabe aus einem Dokument übernommen werden. KI eignet sich besonders gut dafür, solche Inhalte zu verstehen und in strukturierte Informationen zu überführen.

So können beispielsweise:

• Bestellungen und Anfragen ausgelesen,
• Kunden- und Artikeldaten erkannt,
• Dokumente klassifiziert,
• Inhalte zusammengefasst,
• relevante Informationen extrahiert
• oder Vorgänge für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.

Die eigentliche Geschäftslogik muss dabei nicht von der KI übernommen werden. Preise, Artikelnummern, Berechtigungen, Lagerbestände oder andere eindeutige Regeln können weiterhin durch klassische Software geprüft werden.

Bestehende Systeme integrieren

Eine KI-Lösung entfaltet ihren größten Nutzen häufig erst dann, wenn sie nicht isoliert arbeitet. Deshalb verbinden wir KI-gestützte Anwendungen mit vorhandenen Unternehmenssystemen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Microsoft 365
• SharePoint
• Warenwirtschafts- und ERP-Systeme
• SQL-Datenbanken
• Webshops
• CRM-Systeme
• individuelle Webanwendungen
• branchenspezifische Software

Moderne Systeme stellen hierfür häufig REST-APIs oder andere Schnittstellen bereit. Bei älteren Anwendungen können vorhandene Datenbankschnittstellen, Dateiimporte oder individuell entwickelte Adapter genutzt werden. Dadurch muss eine bestehende Softwarelandschaft nicht ersetzt werden. Neue Funktionen können gezielt dort ergänzt werden, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Wenn KI definierte Funktionen ausführen kann

Moderne KI-Systeme können neben der reinen Informationsverarbeitung auch gezielt Funktionen anderer Anwendungen verwenden. Solche Systeme werden häufig als KI-Agenten bezeichnet. Entscheidend ist dabei weniger der Begriff als die technische Umsetzung. Eine KI erhält nicht pauschal Zugriff auf die gesamte Unternehmens-IT. Stattdessen werden einzelne Funktionen klar definiert und technisch begrenzt.

Das können beispielsweise sein:

• Kunde suchen
• Artikelinformationen abrufen
• Lagerbestand prüfen
• Projektinformationen anzeigen
• Vorgang vorbereiten
• Auftragsentwurf erzeugen

Die KI entscheidet damit nicht automatisch über sämtliche Geschäftsprozesse, sondern nutzt ausschließlich die Funktionen, die für den jeweiligen Anwendungsfall vorgesehen sind.

KI, klassische Software und menschliche Freigaben kombinieren

Nicht jeder Prozess sollte vollständig automatisiert werden. In vielen Fällen ist eine Kombination verschiedener Bausteine sinnvoller. Die KI übernimmt beispielsweise das Verständnis eines Dokuments. Eine vorhandene Unternehmensanwendung liefert Kunden-, Artikel- oder Bestandsinformationen. Feste Regeln prüfen anschließend, ob die Daten vollständig und plausibel sind. Das System erstellt daraus einen vorbereiteten Vorgang. Ein Mitarbeiter kontrolliert diesen und gibt ihn frei. Erst danach wird beispielsweise ein Auftrag tatsächlich angelegt.

Auf diese Weise können wiederkehrende Tätigkeiten reduziert werden, ohne bei kritischen Geschäftsprozessen die Kontrolle abzugeben.

Typische Einsatzmöglichkeiten

KI-Integration kann unter anderem sinnvoll sein für:

• interne Wissensassistenten auf Basis eigener Dokumente
• intelligente Suche in SharePoint und Dokumentenbeständen
• automatische Verarbeitung eingehender E-Mails
• Analyse von PDF-Dateien und Formularen
• Klassifikation und Strukturierung von Anfragen
• Auftrags- und Vorgangsvorbereitung
• Unterstützung im Kundenservice
• Abfrage von Produkt- und Bestandsinformationen
• Verbindung von KI mit bestehenden Datenbanken und Fachanwendungen
• Unterstützung interner Verwaltungs- und Serviceprozesse

Welche Lösung sinnvoll ist, hängt immer vom konkreten Unternehmen und dem bestehenden Ablauf ab.

Automatisierung beginnt mit dem Prozess

Wir beginnen deshalb nicht mit einem bestimmten KI-Produkt. Am Anfang steht die Frage:
Welcher Ablauf verursacht regelmäßig Aufwand und welche Teile davon lassen sich sinnvoll unterstützen oder automatisieren?

Dazu betrachten wir:

• welche Informationen benötigt werden,
• wo diese Informationen heute liegen,
• welche Systeme beteiligt sind,
• welche Regeln eindeutig definiert werden können,
• welche Aktionen automatisiert werden dürfen
• und an welchen Stellen eine menschliche Freigabe sinnvoll bleibt.

Auf dieser Grundlage entsteht eine Lösung, die sich an der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens orientiert. Häufig ist ein klar abgegrenzter erster Anwendungsfall der sinnvollste Einstieg. So lässt sich unter realen Bedingungen prüfen, ob die Lösung zuverlässig funktioniert und welchen Nutzen sie im täglichen Betrieb tatsächlich bringt.

Eine funktionierende IT bleibt die Grundlage

Je stärker KI mit Unternehmensprozessen verbunden wird, desto wichtiger wird eine saubere technische Basis. Benutzerkonten, Berechtigungen, Datenbestände, Schnittstellen, Sicherheitskonzepte und nachvollziehbare Zugriffe bleiben zentrale Bestandteile einer professionellen IT-Umgebung. Microsoft 365, SharePoint, Datenbanken, Server und bestehende Anwendungen werden durch KI nicht ersetzt. Sie werden vielmehr zu Informationsquellen und Werkzeugen innerhalb eines erweiterten digitalen Prozesses. Genau deshalb betrachten wir KI-Integration nicht isoliert. Sie ist für uns ein Bestandteil moderner Unternehmens-IT und ergänzt unsere Leistungen rund um digitale Prozesse, Systemintegration und individuelle Softwareentwicklung.

KI sinnvoll in bestehende Prozesse integrieren

Nicht jeder Prozess benötigt künstliche Intelligenz.

• Wo klassische Automatisierung ausreicht, ist sie häufig die bessere Lösung.
• Wo Dokumente, Sprache oder unstrukturierte Informationen verstanden werden müssen, eröffnet KI dagegen neue Möglichkeiten.

Entscheidend ist die sinnvolle Kombination beider Ansätze.

Sie möchten prüfen, ob sich ein konkreter Prozess in Ihrem Unternehmen durch KI oder Automatisierung sinnvoll unterstützen lässt?

Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen die vorhandenen Abläufe und entwickeln eine Lösung, die technisch, wirtschaftlich und organisatorisch zu Ihrem Unternehmen passt.