Digitaler Fortschritt im Handwerk: Microsoft 365-Einführung bei einem Zimmereibetrieb

Ausgangslage: Tradition trifft auf moderne Anforderungen

Die bisherige IT-Infrastruktur basierte auf lokalen NAS-Servern und einer veralteten E-Mail-Umgebung, die den steigenden Anforderungen an Flexibilität und Zusammenarbeit nicht mehr gerecht wurde. Ziel war es, eine zukunftssichere Lösung zu implementieren, die sowohl die Kommunikation als auch die Datenverwaltung optimiert.​

Die Lösung: Maßgeschneiderte Microsoft 365-Implementierung

lichtblau.systems entwickelte ein umfassendes Konzept zur Einführung von Microsoft 365, das speziell auf die Bedürfnisse des Zimmereibetriebs zugeschnitten war. Dabei lag der Fokus auf einer nahtlosen Integration in die bestehende Arbeitsumgebung und der Schulung der Mitarbeitenden für den effektiven Einsatz der neuen Tools.​

1. Analyse und Planung

Zunächst wurde eine detaillierte Analyse der bestehenden IT-Struktur durchgeführt. Dabei wurden die Anforderungen an E-Mail-Kommunikation, Dateiverwaltung und Zusammenarbeit erfasst. Auf Basis dieser Erkenntnisse wurde ein Migrationsplan erstellt, der sowohl technische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigte.​

2. Migration der E-Mail-Infrastruktur

Die bestehende Exchange-Umgebung wurde durch Microsoft Exchange Online ersetzt. Dies ermöglichte eine zuverlässige und skalierbare E-Mail-Kommunikation, die den Mitarbeitenden den Zugriff auf ihre Postfächer von verschiedenen Geräten und Standorten aus erlaubt.​

3. Einführung von Microsoft Teams

Zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit wurde Microsoft Teams eingeführt. Dies ermöglichte den Mitarbeitenden, in Echtzeit zu kommunizieren, Dateien auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten, unabhängig von ihrem Standort.​

4. Datenspeicherung mit OneDrive und SharePoint

Die bisherige lokale Dateispeicherung wurde durch OneDrive for Business und SharePoint Online ersetzt. Dies ermöglichte eine zentrale und sichere Speicherung von Dokumenten, auf die die Mitarbeitenden jederzeit und von überall aus zugreifen können.​

5. Schulung und Support

Um eine hohe Akzeptanz und effektive Nutzung der neuen Tools sicherzustellen, wurden Schulungen für die Mitarbeitenden durchgeführt. Zudem wurde ein Support-Konzept etabliert, das bei Fragen und Problemen schnelle Hilfe bietet.​

Ergebnis: Effizientere Prozesse und gesteigerte Flexibilität

Durch die Einführung von Microsoft 365 konnte der Zimmereibetrieb seine Arbeitsprozesse deutlich effizienter gestalten. Die Mitarbeitenden profitieren von verbesserten Kommunikationswegen, einfacherem Zugriff auf relevante Dokumente und der Möglichkeit, flexibel von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten. Dies stärkt nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.​