Einführung von Microsoft 365 bei einem mittelständischen Zimmereibetrieb

Herausforderung:

Unser Kunde, ein etablierter Zimmereibetrieb, stand vor der Herausforderung, seine IT-Infrastruktur modern zu gestalten und seine Arbeitsweise zu optimieren. Die bisherigen IT-Lösungen waren veraltet und es fehlte an einer effizienten und sicheren Möglichkeit zur Zusammenarbeit im Team sowie mit externen Partnern. Zudem war die Verwaltung der verschiedenen Daten und Dokumente unübersichtlich und unsicher.

Unsere Lösung:

Wir haben gemeinsam mit dem Kunden die Einführung von Microsoft 365 als zentrale Lösung für Zusammenarbeit, Kommunikation und Datenspeicherung konzipiert und erfolgreich umgesetzt. Hierbei haben wir die folgenden Maßnahmen ergriffen:

1. Lizenzstrategie und Lizenzierung:
   Zunächst entwickelten wir eine maßgeschneiderte Lizenzstrategie, die die Bedürfnisse des Unternehmens abdeckte. Wir setzten auf eine Mischung aus Microsoft 365 Business Standard, Business Basic und Exchange Online Plan 1, um eine kosteneffiziente Lösung zu schaffen, die sowohl den Bedarf an E-Mail-Diensten als auch an produktivitätssteigernden Tools wie Microsoft Teams, Word und Excel abdeckte.

2. Migration der IMAP-Postfächer nach Exchange:
   Um die Kommunikation des Unternehmens zu optimieren, migrierten wir die bisherigen IMAP-Postfächer in Microsoft Exchange Online, was eine bessere Integration der E-Mail-Kommunikation in Microsoft 365 ermöglichte. So haben alle Mitarbeiter nun zentralen Zugriff auf ihre E-Mails, Kalender und Kontakte, egal ob sie im Büro oder unterwegs sind.

3. Installation der Anwendungen auf den Clients:
   Wir sorgten dafür, dass alle Mitarbeiter mit den notwendigen Microsoft 365-Anwendungen ausgestattet wurden. Die Installation auf den Client-PCs wurde effizient durchgeführt, sodass die Mitarbeiter schnell mit den neuen Tools arbeiten konnten.

4. Migration des NAS zu SharePoint:
   Der Kunde hatte zuvor ein Netzwerk-Attached Storage (NAS) für die gemeinsame Datenspeicherung genutzt. Um die Zusammenarbeit zu vereinfachen und zu sichern, migrierten wir alle relevanten Daten auf SharePoint Online. SharePoint bietet nicht nur eine zentrale Ablage für Dokumente, sondern auch eine wesentlich bessere Möglichkeit, diese zu organisieren und mit anderen zu teilen.

5. Erstellung einer SharePoint-Daten-Seite mit Berechtigungskonzept:
   Wir richteten eine SharePoint-Daten-Seite mit verschiedenen Bibliotheken ein und entwickelten ein detailliertes Berechtigungskonzept, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf sensible Informationen haben. Gruppen und Berechtigungen wurden exakt nach den Anforderungen des Unternehmens strukturiert, um eine effiziente und sichere Zusammenarbeit zu gewährleisten.

6. Kundenspezifische SharePoint-Seite für Korrespondenz:
   Zusätzlich richteten wir eine separate SharePoint-Seite für die Kundenkorrespondenz ein. Diese Seite dient dazu, den Austausch mit Kunden von den internen Daten zu trennen und dadurch die Sicherheit zu erhöhen. Auf dieser Seite können Kunden direkt auf relevante Dokumente zugreifen, während die internen Daten des Unternehmens weiterhin sicher und gut organisiert bleiben.

7. Integration von CAD-Daten (Sema) in SharePoint:
   Der Betrieb nutzt CAD-Daten (aus der Software Sema) für die Planung von Bauprojekten. Diese Daten wurden in SharePoint integriert, sodass alle relevanten Dateien zentral und sicher gespeichert sind. Die Mitarbeiter haben nun jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf diese wichtigen Daten, was die Effizienz und Zusammenarbeit im Team erheblich verbessert.

Vorteile von Microsoft 365 und SharePoint:

Durch die Einführung von Microsoft 365 und SharePoint hat der Zimmereibetrieb nun zahlreiche Vorteile:

• Zentralisierte Zusammenarbeit: Alle Mitarbeiter arbeiten nun in einer gemeinsamen Umgebung, die es ermöglicht, Dokumente und Daten einfach zu teilen und zu bearbeiten – unabhängig davon, wo sie sich befinden.
• Einfache Datenspeicherung und -organisation: SharePoint bietet eine leistungsstarke Möglichkeit, Daten zu organisieren und sicher zu speichern. Das Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass vertrauliche Informationen nur von den richtigen Personen eingesehen werden.
• Erhöhte Sicherheit: Durch die Trennung von internen Daten und der Kundenkorrespondenz auf verschiedenen SharePoint-Seiten und die Integration der Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365 konnte der Betrieb seine Datensicherheit deutlich steigern.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Microsoft 365 bietet die Flexibilität, das System bei Bedarf schnell zu skalieren, sodass das Unternehmen auch in Zukunft problemlos wachsen kann.
• Zugriff von überall: Mit Microsoft 365 haben die Mitarbeiter nun überall Zugriff auf ihre E-Mails, Dokumente und Anwendungen, was insbesondere für Außendienstmitarbeiter und die mobile Arbeit von großem Vorteil ist.

Fazit:

Die Einführung von Microsoft 365 und die Migration auf SharePoint Online haben den Zimmereibetrieb in vielerlei Hinsicht zukunftssicher gemacht. Die effiziente und sichere Datenverwaltung, die Verbesserung der internen und externen Kommunikation sowie die zentrale Speicherung von CAD-Daten haben nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch die Sicherheit und den Workflow des Unternehmens erheblich verbessert. Mit Microsoft 365 ist der Betrieb nun bestens gerüstet, um auch in Zukunft effizient und flexibel zu arbeiten.