Von Google Workspace zu Microsoft 365 – E-Mail-Migration ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs

Die vorhandenen E-Mail-Adressen sollten unverändert weiterverwendet werden. Gleichzeitig mussten rund 25 GB bestehender E-Mail-Daten übernommen werden, ohne den laufenden Mailbetrieb während der Migration frühzeitig auf Microsoft 365 umzustellen.

Ziel war deshalb eine kontrollierte Migration mit klarer Rückfallebene und möglichst wenig Auswirkungen für die Anwender.

Ausgangssituation

Die vorhandenen Postfächer wurden über Google Workspace betrieben. Künftig sollte Microsoft 365 Business Standard eingesetzt werden. Neben den Office-Anwendungen sollte damit auch Exchange Online die bisherige Google-Mailumgebung ablösen.

Die bestehende Domain und die E-Mail-Adressen sollten unverändert bleiben. Eine einfache Neueinrichtung der Postfächer kam daher nicht infrage. Die vorhandenen Maildaten mussten vollständig in die neuen Exchange-Online-Postfächer übernommen werden.

Microsoft 365 vorbereiten, ohne den Mailverkehr zu verändern

Zunächst wurde der neue Microsoft-365-Tenant eingerichtet und die vorhandene Unternehmensdomain per DNS verifiziert.

Die bestehenden Google-MX-Einträge blieben während dieser Phase unverändert. Dadurch war die Domain bereits in Microsoft 365 eingebunden, während neue E-Mails weiterhin vollständig über Google Workspace zugestellt wurden.

Parallel dazu wurden die benötigten Benutzerkonten in Microsoft 365 vorbereitet und mit den entsprechenden Lizenzen ausgestattet. So konnte die neue Umgebung bereits eingerichtet werden, ohne den bestehenden Mailverkehr zu beeinflussen.

Direkte Übernahme aus Google Workspace

Für die Datenübernahme wurde die von Microsoft vorgesehene Google-Workspace-Migration verwendet.

Google Workspace und Exchange Online wurden dafür über die benötigten Schnittstellen miteinander verbunden. Zusätzlich wurde eine technische Routing-Subdomain eingerichtet, über die Microsoft 365 während der Migration bereits als Zielsystem verwendet werden konnte.

Der vorhandene Mailbestand wurde anschließend im Hintergrund nach Exchange Online synchronisiert. Die ursprünglichen Daten in Google Workspace blieben währenddessen bestehen.

Damit stand während der gesamten Migration weiterhin eine Rückfallebene zur Verfügung.

Migration und produktiver Mailbetrieb parallel

Ein wesentlicher Vorteil dieses Vorgehens bestand darin, Datenmigration und eigentlichen Mail-Cutover voneinander zu trennen. Während Exchange Online die bestehenden Maildaten synchronisierte, empfing Google Workspace weiterhin neue Nachrichten über die vorhandenen MX-Einträge. Erst nachdem die Synchronisierung abgeschlossen und die neuen Postfächer kontrolliert worden waren, wurde die eigentliche Domain auf Microsoft 365 umgestellt. Dadurch blieb der laufende Mailbetrieb bis zum finalen Wechsel unverändert.

Kontrollierter Wechsel auf Exchange Online

Nach Abschluss der Datenübernahme wurden die DNS-Einstellungen der Unternehmensdomain angepasst.

Die bisherigen Google-MX-Einträge wurden durch den Microsoft-365-MX ersetzt. Gleichzeitig wurde die SPF-Konfiguration auf den zukünftigen Mailversand über Microsoft 365 angepasst und die weiteren benötigten Exchange-DNS-Einträge eingerichtet.

Webseite und andere Dienste der Domain waren davon nicht betroffen. Geändert wurde ausschließlich das Routing des E-Mail-Verkehrs.

Das Ergebnis

Die bestehende Google-Workspace-Mailumgebung wurde erfolgreich auf Microsoft 365 und Exchange Online übertragen. Die vorhandenen E-Mail-Adressen konnten unverändert weiterverwendet werden, während die bestehenden Maildaten in die neue Umgebung übernommen wurden.

Durch die getrennte Vorbereitung von Microsoft 365, Datenmigration und abschließendem DNS-Cutover blieb der produktive Mailverkehr während der eigentlichen Migration weiterhin über Google Workspace verfügbar.

Das Projekt zeigt, dass sich auch bestehende Google-Workspace-Umgebungen strukturiert auf Microsoft 365 umstellen lassen, ohne den laufenden Betrieb unnötig früh zu verändern. Entscheidend ist dabei weniger die Größe der Umgebung als ein sauber geplanter Ablauf: Zielsystem vorbereiten, Daten übertragen, Ergebnis prüfen und erst anschließend den produktiven Mailverkehr umstellen.